Cum să reduci costurile operaționale ale hotelului

Gestionarea eficientă a costurilor operaționale ale unui hotel presupune un echilibru constant între reducerea cheltuielilor și maximizarea profitului, la mai multe niveluri simultan.

În plus, probabil te întrebi cum poți reduce costurile fără a afecta satisfacția și experiența oaspeților. 

Aici intervenim noi. Am pregătit o listă cu 7 idei practice despre cum să reduci costurile operaționale ale hotelului fără a compromite experiența oaspeților.

Hai să vedem despre ce este vorba!

Ce sunt costurile operaționale ale unui hotel?

Costurile operaționale ale unui hotel acoperă mai multe aspecte legate de administrarea acestuia, printre care:

• Personalul, 
• Utilitățile, 
• Mentenanța, 
• Serviciile de curățenie, 
• Serviciile pentru oaspeți, 
• Marketingul și 
• Cheltuielile administrative.

Aceste costuri sunt esențiale pentru întreținerea proprietății, oferirea unor servicii de calitate clienților și generarea de venituri.

Ce tipuri de costuri operaționale există într-un hotel?

Există 2 categorii principale de costuri operaționale hoteliere: fixe și variabile.

Costurile fixe sunt cele care nu se modifică în funcție de fluctuațiile vânzărilor, gradul de ocupareetc.

Aceste costuri includ:

• Chiria sau rata la credit ipotecar
• Salariile și beneficiile
• Asigurarea proprietății și taxele
• Amortizarea
• Utilitățile
• Mentenanță regulată pentru echipamentele fixe, sistemele și infrastructura hotelului, precum lifturile, sistemele HVAC și echipamentele de siguranță la incendiu. 

Pe de altă parte, costuri variabile se modifică în funcție de nivelul de activitate, crescând sau scăzând odată cu gradul de ocupare.

Câteva dintre costurile variabile sunt:

• Alimente și băuturi
• Consumabile de curățenie
• Costuri cu forța de muncă pentru personalul cu program orar sau part-time
• Cheltuieli promoționale, costuri de publicitate și campanii de marketing.

Pentru a gestiona costurile de operare ale hotelului, trebuie să iei în calcul ambele tipuri de costuri pentru a optimiza strategiile de control al costurilor.

Cum să reduci costurile de operare ale hotelului în 7 moduri eficiente?

1. Alege un software robust de management hotelier (HMS)

Software-ul de management hotelier simplifică și optimizează diverse aspecte ale operațiunilor hoteliere, inclusiv:

• Rezervările, 
• Serviciile pentru oaspeți, 
• Gestionarea recepției, 
• Serviciile de curățenie, 
• Facturarea și 
• Raportarea.

Prin urmare, HMS este de neprețuit când vine vorba de automatizarea sarcinilor de rutină precum rezervările, check-in-urile și check-out-urile.

În plus, funcțiile de urmărire a stocurilor permit un control mai bun al proviziilor, dotărilor și echipamentelor. 

Acest lucru duce la reducerea risipei, prevenirea rupturilor de stoc și o gestionare eficientă din punct de vedere al costurilor a inventarului.

Dacă valorifici eficiența, automatizarea și capacitățile analitice ale HMS, poți eficientiza operațiunile și, în cele din urmă, poți reduce costurile.

? Sfat util:

OTA SYNC este o soluție completă de management hotelier care eficientizează operațiunile zilnice ale hotelului fără a compromite satisfacția oaspeților.

Cu funcțiile și instrumentele noastre, poți:

? Accesa un sistem centralizat de rezervări pentru a monitoriza disponibilitatea camerelor, tarifele, preferințele oaspeților și cererile speciale. 

? Eficientiza procesele de check-in și check-out și gestiona profilurile și preferințele oaspeților cu ușurință și fără erori.

? Oferi o interfață ușor de utilizat pentru ca personalul de la recepție să acceseze informațiile despre oaspeți, statusul camerelor și detaliile de plată.

? Coordona programele de menaj, urmări statusul curățeniei camerelor, sarcinile de întreținere etc.

? Genera și procesa facturile oaspeților, înregistra plățile, gestiona fișele de cont și rezolva solicitările de facturare cu funcții integrate de facturare.

? Automatiza raportare financiară, urmări fluxurile de venituri, analiza indicatorii de performanță și genera rapoarte personalizabile.

Astfel, soluțiile avansate OTA SYNC ajută hotelul tău să funcționeze mai eficient, deoarece vei putea lua decizii informate și dezvolta strategii de eficientizare a costurilor.

2. Pregătește-ți angajații pentru mai multe roluri 

Costurile cu forța de muncă reprezintă jumătate din costurile operaționale. 

Este important să anticipezi numărul de angajați necesar pentru o anumită sarcină, deoarece un număr insuficient de angajați poate duce la o nemulțumire mai mare atât în rândul oaspeților, cât și al angajaților.

Totuși, dacă îți pregătești angajații pentru mai multe roluri, nu va trebui să angajezi personal suplimentar în cazul în care un coleg este bolnav.

În plus, angajații tăi vor putea învăța abilități noi, ceea ce este benefic pentru ei. De obicei, este o idee bună să combini roluri și funcții care sunt oarecum asemănătoare și unde tranziția nu este prea abruptă.

Totuși, ai grijă să nu îți suprasoliciți angajații, deoarece asta i-ar face ineficienți.

De exemplu, dacă folosești soluția OTA SYNC, tranziția echipei tale va fi lină și ușoară, deoarece angajații pot accesa toate funcționalitățile din un singur panou de control.

Astfel, va fi mult mai ușor să îi pregătești pentru mai multe roluri, deoarece totul este automatizat și necesită un efort minim sau chiar deloc pentru a fi implementat.

3. Reevaluează-ți strategia de marketing

Marketingul este esențial pentru promovarea hotelului tău, dar dacă nu faci o cercetare de piață corectă, riști să irosești bani.

Este bine să îți revizuiești periodic strategia de marketing actuală și să vezi care canale de marketing aduc venituri și care nu.

Analizează-ți piața țintă, concurența și performanța, și măsoară-ți rentabilitatea investiției (ROI).

Astfel vei obține informații valoroase despre potențialele puncte slabe și amenințări, dar și despre punctele tale forte și oportunități.

Doar printr-o abordare bazată pe date poți să îți schimbi eficient și inteligent și să îți adaptezi strategia de marketing.

În plus, colectarea și analizarea datelor despre oaspeți din mai multe surse îți va permite să creezi campanii personalizate și să ajungi la publicul tău țintă.

4 campanii de marketing targetate pe care ar trebui să le încerci

• Recompense personalizate precum reduceri, upgrade-uri gratuite de cameră, pachete speciale etc.
• Campanii de email marketing mai bine personalizate pentru că vei ști exact ce anume îi determină pe oaspeți să facă o rezervare, în funcție de istoricul rezervărilor, preferințele și interesele lor.
• Trimite sondaje automate după sejur, pentru a verifica gradul de satisfacție al oaspeților și pentru a identifica zonele care pot fi îmbunătățite pentru o experiență și mai bună.
•  Oferă oportunități personalizate de upsell și cross-sell și permite-le oaspeților să achiziționeze servicii suplimentare, pachete tematice, oferte pe timp limitat etc.

? Sfat util:

Știai că prin OTA SYNC poți face upsell sau cross-sell pentru servicii suplimentare și oferi promoții speciale, reduceri, coduri promoționale etc.?

De exemplu, poți folosi coduri promoționale și de reducere pentru a le mulțumi oaspeților sau pentru a atrage clienți noi cu oferte promoționale.

Mai mult, software-ul nostru se integrează cu diverse sisteme CRM, ceea ce permite opțiuni și mai personalizate datorită colectării și stocării datelor oaspeților de pe toate canalele de distribuție.

4. Fă întreținere preventivă

Întreținerea preventivă înseamnă, în esență, că ar trebui să ai grijă de echipamentele și sistemele din hotelul tău înainte să se defecteze.

Reparațiile sunt de obicei mai costisitoare decât întreținerea regulată și pot afecta experiența și satisfacția oaspeților tăi.

Deși poate nu este prima asociere care îți vine în minte, curățenia regulată este, de asemenea, o parte integrantă a menținerii proprietății tale și a reducerii uzurii facilităților.

? Sfat util:

Ai noștri Soluția de gestionare a curățeniei oferă o platformă centralizată pentru:

? Alocarea eficientă a sarcinilor, 

? Actualizări în timp real privind starea camerelor și 

? Comunicare fără sincope între angajații din departamentul de curățenie. 

Include funcții precum programe de curățenie automatizate, urmărirea inventarului și alerte de întreținere pentru a asigura rotația la timp a camerelor.

5. Fii sustenabil

Adoptarea unor practici ecologice sau sustenabile duce, în cele din urmă, la reducerea costurilor cu energia și facturile de curent, în primul rând.

În funcție de bugetul actual și preferințele hotelului tău, poți începe cu ceva la fel de simplu precum:

• Oaspeții refolosesc aceleași prosoape pe durata șederii, în loc să le schimbe zilnic.
• Becuri eficiente energetic, care sunt și mai durabile.

Sau poți trece la investiții mai mari și instala senzori de ocupare care sting automat luminile atunci când oaspeții părăsesc camerele.

În plus, te poți baza pe energia solară și să instalezi panouri solare pentru a încălzi piscinele, de exemplu.

6. Valorifică spațiile mai puțin folosite

Cu puțină creativitate și inspirație, poți transforma spațiile mai puțin utilizate din hotelul tău în adevărate surse de venit.

Atunci când nu sunt folosite, aceste spații doar generează costuri și necesită și mai multă întreținere.

Însă poți schimba asta.

6 idei geniale pentru a transforma spațiile subutilizate

• Transformă spațiile subutilizate în locații versatile pentru evenimente pentru găzduirea de întâlniri, conferințe, ateliere, nunți, petreceri private și alte evenimente.

• Transformă aceste zone în spații de coworking sau centre de afaceri dotate cu birouri, internet de mare viteză, facilități de printare și săli de întâlniri.

• Organizează magazine pop-up temporare sau expoziții de produse pentru a promova artizani locali, suveniruri, produse promoționale sau colecții tematice.
• Transformă spațiile nefolosite în zone de wellness și fitness, cum ar fi studiouri de yoga, camere de meditație, săli de fitness sau spa-uri.
• Folosește spațiile exterioare, grădinile, curțile interioare sau terasele de pe acoperiș pentru baruri cu cocktailuri, evenimente sociale, spectacole muzicale, priveliști la apus sau experiențe culinare unice.
• Pune în valoare expoziții de artă, expuneri culturale, galerii foto sau instalații artistice rotative pentru a-ți implica oaspeții, a susține artiștii locali și a spori atmosfera hotelului.

Inovația poate diversifica sursele de venit, îmbunătăți experiența oaspeților, atrage o clientelă nouă și îți diferenția hotelul într-o piață ospitalieră extrem de competitivă.

? Sfat util:

? Soluția de management premium pentru banchete și evenimente de la OTA SYNC Managementul premium al banchetelor și evenimentelor funcția te ajută să obții venituri suplimentare din închirierea spațiilor proprietății tale.

Aceasta facilitează coordonarea eficientă a unor sarcini precum rezervarea locațiilor, planificarea, organizarea cateringului și gestionarea oaspeților. 

Software-ul include funcții pentru urmărirea detaliilor evenimentelor, gestionarea rezervărilor și generarea facturilor, pentru o eficiență organizatorică mai mare.

? O altă funcție Premium, Managementul SPA și wellness, îmbunătățește activitatea spa-urilor, centrelor de wellness și facilităților de fitness.

Îți permite să monitorizezi rezervările pentru secțiunea SPA a proprietății tale și să ai diferite vizualizări, fie pe activitate SPA, fie pe persoana responsabilă de aceasta. 

7. Controlează sectorul de alimentație și băuturi

Sectorul alimentației și băuturilor este una dintre acele zone unde poți reduce semnificativ costurile operaționale. 

Industria hotelieră produce 79.000 de tone de deșeuri alimentare pe an, ceea ce face ca bugetul destinat deșeurilor din bucătărie să ajungă până la 20%.

Ținând cont de acest lucru, care sunt câteva modalități de a reduce costurile?

✨ Monitorizează cât de multă mâncare și băutură consumă oaspeții tăi în medie și ia în considerare reducerea porțiilor dacă aceștia lasă farfuriile mai pline decât goale.

✨ Creează meniuri în care poți folosi aceleași ingrediente.

✨ Depozitează ingredientele corespunzător astfel încât să nu se irosească.

Concluzii

Cu puțin mai multă planificare și analiză atentă, nu ar trebui să fie prea greu să reduci costurile de operare ale hotelului.

Cu toate acestea, gestionarea separată a tuturor acestor aspecte poate fi copleșitoare, consumatoare de timp și predispusă la erori. 

Drept urmare, acest lucru ar putea afecta nu doar finanțele tale, ci și experiența oaspeților. 

Din fericire, software-ul tău de management hotelier este un aliat de nădejde care te ajută să rulezi și automatizezi toate operațiunile dintr-un singur loc.

Așadar, de ce să nu începi cu OTA SYNC?

OTA SYNC este un software de management hotelier all-in-one care te ajută să:

? Eficientizezi și automatizezi operațiunile zilnice ale hotelului tău

? Gestionezi profilurile oaspeților, preferințele, istoricul sejururilor și feedback-ul pentru a personaliza experiențele oaspeților și adapta serviciile la nevoile fiecăruia.

? Implementezi programe de fidelizare a oaspeților, urmărești feedback-ul oaspeților, automatizezi comunicarea cu oaspeții, și consolidezi relațiile cu clienții pentru afaceri repetate și fidelizarea oaspeților.

? Automatiza urmărirea stocurilor, prevenirea rupturilor de stoc și controlul costurilor asociate cu proviziile și activele.

? Procesezi instant plățile în mai multe valute prin platforma noastră integrată de plăți

? Obții o imagine de ansamblu completă asupra sănătății financiare a hotelului tău și a indicatorilor de performanță, prin rapoarte avansate de venituri, financiare și de activitate internă.

Susținut de Motorul de Rezervări și Channel Manager, care îți crește vizibilitatea și acoperirea în canalele OTA și pe site-ul tău, OTA SYNC este un instrument puternic care acoperă toate aspectele afacerii tale, înainte, în timpul și după sejur.

Ești pregătit să testezi OTA SYNC?

Încearcă gratuit OTA SYNC și să gestionezi eficient operațiunile hotelului, oferind în același timp servicii excepționale oaspeților tăi.

Continuă să înveți:

Sistem de Channel Manager pentru Hoteluri – Ghid Complet

Cele mai bune idei de transformare digitală pentru hotelul tău

10 moduri prin care îți poți îmbunătăți afacerea hotelieră în aceste vremuri dificile