11 sfaturi pentru a gestiona eficient mai multe proprietăți [Ghid]

Administrarea mai multor proprietăți poate fi ca și cum ai jongla cu prea multe mingi în același timp, e mult de gestionat! 

Între întreținere, multiple rezervări și conformitatea legală, sunt multe lucruri de ținut sub control. 

Dar cu un plan solid, poți menține totul să funcționeze fără probleme și oaspeții mulțumiți.

Iată 11 sfaturi care te vor ajuta să administrezi eficient mai multe proprietăți. 

Hai să vedem despre ce este vorba!

Care Sunt Cele Mai Mari 3 Provocări Ale Administrării Mai Multor Proprietăți?

Deoarece administrarea mai multor proprietăți nu este deloc simplă, vei întâmpina inevitabil anumite probleme și provocări pe parcurs.

• Gestionarea timpului Cu mai mulți oaspeți și proprietăți, menținerea organizării poate fi dificilă, deoarece trebuie să jonglezi cu diverse programe, sarcini și termene limită. 

Fără un sistem eficient, s-ar putea să te lupți să prioritizezi și să duci la bun sfârșit totul la timp.

• Comunicarea – Comunicarea clară și promptă devine mai dificilă atunci când ai mai mulți oaspeți și proprietăți, din cauza volumului mare de interacțiuni. 

Dacă nu gestionezi bine acest aspect, riști să pierzi mesaje importante, să întârzii răspunsurile și să creezi neînțelegeri.

• Extinderea Afacerii – Extinderea portofoliului tău vine cu propriile provocări, precum o povară administrativă mai mare și nevoia de resurse suplimentare. 

Administrarea mai multor proprietăți fără procese eficiente poate duce la dezorganizare și la o posibilă scădere a calității serviciilor.

Prin urmare, primul nostru sfat îți va arăta o abordare mai simplificată și mai puțin stresantă a administrării proprietăților.

11 Sfaturi Pentru a Administra Eficient Mai Multe Proprietăți

1. Alege un Sistem de Management al Proprietăților (PMS)

Nu doar că PMS ține evidența tuturor informațiilor legate de proprietăți într-un singur loc, dar te ajută și să automatizează sarcinile de rutină precum

• Colectarea chiriei, 
• Contabilitate și 
• Mentenanță pentru toate proprietățile pe care le administrezi.

Sistemele PMS economisesc mult timp deoarece îți reduc volumul de muncă datorită funcționalităților și capabilităților lor de automatizare.

? Sfat util:

OTA SYNC, o PMS online, simplifică și automatizează gestionarea tuturor tipurilor și dimensiunilor de proprietăți.

Astfel, oferă soluții care includ:

• Instrumente de raportare, 
• Facturarea, 
• Managementul housekeeping-ului, 
• Instrumente de procesare a plăților etc.

Mai mult, tabloul de bord pentru mai multe proprietăți îți permite să gestionezi mai multe proprietăți dintr-un tablou de bord centralizat, într-o singură vizualizare.

Așadar, indiferent dacă administrezi hoteluri, vile pentru vacanțe, vile, proprietăți de închiriat etc., tabloul de bord afișează toate proprietățile tale și informațiile suplimentare, cum ar fi:

✨ Toate sosirile, plecările și șederile în curs, 

✨ Statusul rezervării,

✨ Tipurile de camere,

✨ Canalele de rezervare,

✨ Venitul pentru perioada dorită și

✨ Țara de origine a oaspeților tăi.

2. Documentează totul

Ar trebui să păstrezi evidențe detaliate ale contractelor, inspecțiilor, polițelor de asigurare și istoricului de mentenanță al fiecărei proprietăți.

Această documentație îți va fi de folos în perioada declarațiilor fiscale sau dacă apare un litigiu.

De exemplu, dacă un oaspete pune la îndoială serviciile sau lucrările de mentenanță efectuate în unitatea sa, o documentație clară te poate ajuta să rezolvi rapid situația. 

Așadar, păstrează toate documentele într-un singur loc, cum ar fi un folder digital pe calculator sau un sistem în cloud, astfel încât să ai acces rapid la tot ce ai nevoie.

3. Listează-ți Proprietățile

Pentru a atrage oaspeți noi, este important să îți listezi proprietatea pe canalele relevante. În funcție de publicul țintă, poți promova proprietățile în diverse moduri:

✨ Listare Online – O modalitate populară de a-ți promova proprietățile, datorită unei acoperiri mai largi. 

Cele mai populare site-uri includ nume precum Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia etc.

✨ Fotografii Profesionale – Asigură-te că oferi fotografii de înaltă calitate care evidențiază cele mai bune trăsături ale proprietății, pentru a atrage mai mulți oaspeți potențiali.

✨ Tururi Virtuale – O modalitate excelentă de a oferi oaspeților potențiali o imagine completă și exactă a proprietății. 

Acestea pot evidenția fiecare aspect, inclusiv detalii minore precum dulapuri și nișe. 

✨ Anunțuri Tipărite – Verifică ziarele locale și panourile publicitare și, mai ales, discută cu agenții imobiliari locali pentru a extinde acoperirea publicului tău.

✨ Recomandări din Gură-n Gură – Oferă bonusuri de recomandare oaspeților actuali și foști, atunci când aduc oaspeți noi.

✨ Rețele Sociale – Sporește-ți prezența online pentru a-ți promova proprietățile și a răspândi campania gratuit, sau folosește opțiuni de publicitate plătită cu reclame targetate.

? Sfat util:

OTA SYNC Channel Manager te ajută să gestionezi și să actualizezi disponibilitatea camerelor, tarifele și rezervările în timp real, pentru a menține consecvența pe toate canalele de rezervare, inclusiv pe site-ul tău.

Astfel, poți controla eficient distribuția camerelor și evita suprarezervarea sau subvânzarea. 

Cu actualizări automate, channel managerul:

• Reduce riscul erorilor manuale, 
• Asigură faptul că modificările se reflectă instantaneu pe toate canalele conectate și
• Crește vizibilitatea proprietăților tale.

Din tabloul de bord centralizat, poți cu ușurință să conectezi principalele OTA-uri și platforme VRBO și să setezi comisionul și culoarea calendarului.

4. Automatizează procesul de rezervare

Este esențial să ai un sistem de rezervări online pe site-ul tău pentru a accelera procesul de rezervare. 

Un motor de rezervări poate automatiza procesul de rezervare și le permite oaspeților să verifice disponibilitatea camerelor, să vadă prețurile și să finalizeze rezervări sigure în timp real, fără implicarea ta.

Astfel, elimini nevoia proceselor manuale de rezervare, reduci erorile și simplifici procesul de rezervare atât pentru tine, cât și pentru oaspeții tăi.

Mai mult, faptul că ai un motor de rezervări personalizat crește notorietatea brandului și stimulează rezervările directe.

În cele din urmă, asigură-te că alegi un motor de rezervări ușor de utilizat și care se poateintegra fără probleme cu PMS-ul tău.

? Sfat util: 

OTA SYNC multi-proprietate motorul de rezervări îți permite să surprinzi și să menții identitatea unică a brandului tău prin filtre, conținut, hărți, promoții și liste de servicii personalizate.

Astfel, toate proprietățile tale vor fi recunoscute automat pe toate canalele de promovare.

5. Stabilește prețuri dinamice

Un sistem de prețuri flexibil este un alt aspect esențial de luat în considerare, deoarece îți permite să ajustezi prețurile în funcție de cererea pieței și de alți factori relevanți.

Este cu atât mai important dacă administrezi mai multe proprietăți, deoarece poți ajusta prețul fiecărei proprietăți în parte, în loc să stabilești același preț pentru toate.

De exemplu, prețurile dinamice îți permit să crești tariful dacă o anumită proprietate este foarte căutată și are mai puține unități disponibile.

Pe de altă parte, dacă o proprietate are multe unități disponibile și nu este foarte căutată, poți reduce prețul pentru a atrage mai mulți oaspeți și a umple proprietatea.

? Sfat util:

Cu prețurile dinamice ale OTA-urilor, poți maximizați veniturile ajustând prețurile în funcție de: 

• Cererea de pe piață, 
• Disponibilitatea proprietății,
• Servicii suplimentare,
• Coduri promoționale, 
• Sezonalitate și 
• Alți factori relevanți, în loc să folosești o abordare universală.

Astfel, poți seta cu ușurință planuri de tarifare și restricții alegând tipul de masă, blocarea prețului, sejurul minim și multe alte opțiuni, și poți modifica detaliile din mers.

6. Urmărește-ți Finanțele

Când administrezi mai multe proprietăți, gestionarea finanțelor este esențială pentru menținerea profitabilității și asigurarea unui flux de numerar sănătos.

În primul rând, păstrează evidențe financiare separate pentru fiecare proprietate și introdu toate tranzacțiile, precum venitul din chirii, cheltuielile, reparațiile, întreținerea etc., în registrele corespunzătoare.

• Folosește software de contabilitate pentru a clasifica tranzacțiile, a genera facturi, a urmări plățile și a produce rapoarte financiare.
• Monitorizează cheltuielile și asigură-te că se încadrează în bugetul stabilit.
• Monitorizează fluxul de numerar pentru a compara veniturile din chirii cu cheltuielile și tendințele de profit. Astfel vei vedea cât de mulți bani intră din proprietățile tale și cât de mulți ies din afacere.

? Sfat util:

Gestionarea mai multor proprietăți poate fi dificilă, deoarece fiecare are nevoi financiare și termene diferite. Cum poți ține evidența tuturor acestora cu ușurință?

OTA SYNC păstrează evidența tuturor documentelor tale financiare și oferă evidențe actualizate și precise.

În plus, oferă Rapoarte și analize avansate până la gestionează veniturile, finanțele și rapoartele din interiorul proprietății.

Astfel, poți obține analize detaliate despre:

• Gradul de ocupare
• Durata sejurului
• Numărul de rezervări
• Sosiri pe canale și țări, 
• Rapoarte de tip pace, etc.

De fapt, poți primești rapoarte complete pe email, cu frecvența dorită, fără să ajustezi manual parametrii! 

Astfel rămâi mereu la curent cu situația financiară a proprietății tale, fără niciun efort suplimentar.

7. Automatizează plățile

Gestionarea plăților este destul de solicitantă pentru o singură proprietate, ce să mai vorbim de un portofoliu mai mare. Așa că de ce să nu automatizezi acest proces?

În funcție de software-ul ales, poți folosi funcții precum facturarea recurentă, generarea automată a facturilor și urmărirea plăților. 

În plus, poți accepta plăți de la oaspeți prin diverse canale, inclusiv online, la fața locului sau prin mobil. 

Majoritatea soluțiilor PMS oferă funcții de procesare a plăților. Totuși, acordă atenție modului în care gestionează datele sensibile și protocoalelor de securitate folosite.

? Sfat util:

OTA Payments este un gateway de plăți complet integrat, conform PCI DSS care oferă integrări multiple cu sisteme de plată, precum Stripe, PayPal, Flutterwave, Wombi etc.

În plus, permite diverse opțiuni de plată, inclusiv carduri bancare și virtuale, portofele digitale etc.

Mai mult, OTA SYNC permite trimiterea banilor în moneda contului tău bancar local, pentru a evita orice comision de conversie. 

Această opțiune multi-valută este foarte utilă dacă proprietățile tale se află în țări diferite. 

8. Ține pasul cu taxele

Dacă administrezi mai multe proprietăți în orașe, regiuni sau chiar țări diferite, este esențial să afli tot ce trebuie despre reglementările fiscale locale.

Poți lua în calcul colaborarea cu un contabil sau un specialist fiscal pentru a evita greșelile și eventualele complicații legale sau financiare ulterioare.

În plus, păstrează evidențe detaliate ale tuturor proprietăților în scopuri fiscale. 

Aceste evidențe includ situații de venituri și cheltuieli, detalii despre îmbunătățirile aduse proprietății, date ale tranzacțiilor, informații despre chiriași etc.

Astfel, nu doar că vei simplifici pregătirea declarațiilor fiscale, ci și să beneficiezi de deduceri pentru reparații, costuri de întreținere și amortizare.

? Sfat util:

Legislația fiscală se schimbă frecvent, așa că este esențial să fii la curent cu cele mai recente știri, reglementări și evoluții și să îți actualizezi evidențele sau documentația atunci când este necesar.

OTA SYNC funcționează în 150 de țări și îți permite să setezi cote și opțiuni fiscale diferite în funcție de piața sau regiunea în care activezi.

Astfel vei evita penalizările sau încălcarea legilor și reglementărilor fiscale.

9. Gestionează Comunicarea cu Oaspeții

Un oaspete mulțumit și fericit este cel care revine, dar te și recomandă altor potențiali oaspeți.

Iar unul dintre factorii cheie pentru a-ți menține oaspeții mulțumiți este gestionarea solicitărilor lor, a eventualelor probleme etc., rapid și fără întârzieri.

De exemplu, poți crea șabloane personalizabile pentru situații sau întrebări frecvente ale oaspeților, cum ar fi instrucțiunile de check-in, întrebările frecvente sau mesajele de confirmare.

În plus, poți folosi chatboți pentru a gestiona comunicarea cu oaspeții automat. Chatboții pot răspunde la întrebări frecvente, pot oferi informații importante și pot chiar gestiona rezervări.

? Sfat util:

OTA SYNC Ask Concierge funcție din cadrul aplicația pentru oaspeți răspunde solicitărilor în timp real și le permite oaspeților să acceseze informații esențiale despre cazare, să înțeleagă regulile casei etc.

10. Întreține și Inspectează-ți Proprietățile

Ar trebui să verifică starea proprietăților tale atât pentru tine, cât și pentru oaspeții tăi.

Este important să identifici eventualele nevoi de întreținere și să verifici dacă oaspeții respectă termenii proprietății și regulile casei. 

De asemenea, fii pregătit să gestionezi situațiile de urgență cum ar fi probleme cu chiriașii, urgențe la nivelul proprietății și alte evenimente neprevăzute.

Prin urmare, asigură-te că ai un plan de rezervă pentru a face față acestor situații.

Pentru oaspeți, o atitudine proactivă în rezolvarea problemelor spune multe și contribuie la construirea loialității și a unei relații pozitive.

? Sfat util:

OTA SYNC Modulul de Housekeeping dispune de un panou de control centralizat pentru alocarea eficientă a sarcinilor, actualizări în timp real privind starea proprietății etc.

Include programe automate de curățenie, alerte de întreținere etc. și îți permite să monitorizezi factori importanți precum tipul proprietății, numărul de oaspeți, starea proprietății etc.

11. Asigură-te că ai o poliță de asigurare

O poliță de asigurare îți protejează proprietatea și bunurile împotriva dezastrelor naturale, incendiilor, furtului și altor daune. 

Astfel, îți protejezi investițiile de pierderi semnificative în situații neprevăzute.

De asemenea, poți lua în considerare asigurarea de răspundere civilă, care te poate proteja dacă un oaspete se accidentează pe proprietate. 

De exemplu, asigurarea poate acoperi cheltuielile medicale ale acestuia, asigurarea de invaliditate și alte sume aplicabile.

Gestionează-ți Mai Multe Proprietăți Cu OTA SYNC

Indiferent dacă administrezi închirieri rezidențiale sau case de vacanță, alegerea unui PMS potrivit îți permite să automatizezi toate procesele și sarcinile repetitive.

OTA SYNC, un PMS all-in-one, îți pune la dispoziție instrumente și soluții solide pentru a:

? Stabilește diferite niveluri de acces pe care le pot avea oaspeții, proprietarii și administratorii portalurilor de rezervări.

? Setează prețuri dinamice în funcție de cerere, sezonalitateși alți factori.

? Obține rezervări directe prin intermediul Motorului de Rezervări pe care îl poți implementa pe site-ul tău.

? Creează facturi nelimitate unde toate informațiile sunt preluate automat, tu trebuind doar să alegi statusul și să adaugi serviciile suplimentare.

? Gestiona toate proprietățile din hub centralizat și ai o imagine clară a gradului de ocupare, plăților etc., în calendarul nostru colorat, cu funcție drag-and-drop.

? Primește actualizări și notificări în timp real oriunde te-ai afla, datorită aplicație mobilă, disponibilă pentru iOS și Android.

Și acesta este doar o mostră din ceea ce îți poate oferi OTA SYNC.

Vrei să afli mai multe?

Începe perioada de probă gratuită de 14 zile cu acces la toate funcționalitățile și transformă gestionarea mai multor proprietăți nu doar într-o sarcină ușor de administrat, ci și una profitabilă.

Continuă să înveți:

Top 10 aplicații pentru oaspeți, ideale pentru afacerea ta hotelieră

Cele mai bune 5 soluții de channel manager pentru închirieri de vacanță 

8 sfaturi pentru a începe o afacere de administrare a închirierilor de vacanță