Ce este un sistem de management al proprietății într-un hotel – Ghidul complet

Dacă activezi în industria hotelieră, probabil ai auzit termenul „sistem de management al proprietății” (PMS). 

Totuși, așa cum se întâmplă adesea cu inovațiile tehnologice, oamenii ezită să le folosească din teamă sau din lipsă de încredere. 

Din păcate, așa poți rata soluții excelente precum PMS. 

Sistem de management al proprietății într-un hotel este obligatoriu dacă vrei să rămâi cu un pas înaintea concurenței.

Dar ce este mai exact un PMS și cum poate aduce beneficii suplimentare afacerii tale?

Continuă să citești pentru a afla toate detaliile despre un sistem de management al proprietății într-un hotel și de ce este un instrument esențial pentru administrarea cu succes a unui hotel.

Hai să vedem despre ce este vorba!

Ce este un sistem de management al proprietății (PMS) într-un hotel?

Sistemul de management al proprietății (PMS) este o aplicație software care ajută hotelurile să își gestioneze operațiunile zilnice, precum rezervările, check-in-ul, check-out-ul, facturarea și housekeeping-ul.

Practic, este un instrument care eficientizează operațiunile hotelului și ajută la îmbunătățirea experiențe memorabile pentru oaspeți.

Îl poți privi ca fiind echivalentul digital al recepției unui hotel, permițând personalului hotelului să gestioneze toate aspectele legate de șederea oaspeților dintr-un singur loc centralizat.

Care sunt caracteristicile esențiale ale unui sistem de management al proprietății într-un hotel?

Un sistem PMS obișnuit are mai multe module, fiecare gestionând operațiuni specifice ale hotelului.

1. Gestionarea rezervărilor

Permite personalului hotelului să gestioneze rezervările, de la crearea rezervărilor până la modificarea sau anularea lor.

Astfel, te ajută să gestionează disponibilitatea camerelor și asigură informații de rezervare precise.

Mai mult, nu doar că informațiile tale sunt centralizate, dar sistemul le permite oaspeților să facă rezervări online, prin agenții de turism online (OTA-uri) sau direct pe site-ul tău.

2. Gestionarea recepției

Modulul de recepție gestionează tot ce ține de procesul de check-in și check-out al oaspeților, inclusiv alocarea camerelor, plățile și procesarea depozitelor. 

De asemenea, gestionează întrebările oaspeților despre serviciile hotelului, facilități și atracțiile din apropiere.

3. Gestionarea canalelor de distribuție

Channel Managerul distribuie inventarul hotelului pe diverse canale online astfel încât să poți să-ți extinzi acoperirea și să obții mai multe rezervări.

Astfel, te poți conecta cu diverse canale de rezervare și OTA-uri, sisteme de distribuție globală (GDS), motoare de metacăutare etc.

4. Managementul veniturilor

Managementul veniturilor reprezintă un set de instrumente pentru a maximizați veniturile prin optimizarea prețurilor și disponibilității produselor sau serviciilor tale.

De exemplu, poți setezi prețuri dinamice care va ajusta prețurile și ofertele în funcție de cerere, sezonalitate, tarifele concurenței și tendințele de rezervare.

În cadrul modulului de management al veniturilor, poți de asemenea:

• Monitorizezi și gestionezi disponibilitatea camerelor în ceea ce privește tipurile de camere, restricțiile și perioadele blocate.
• Folosești date istorice, tendințe de piață și analiză predictivă pentru a prognoza cererea pentru diferite perioade.
• Analizezi tiparele de rezervare și comportamentul clienților pentru a anticipa schimbările viitoare ale cererii.
• Personalizezi strategiile de prețuri pentru segmente specifice de clienți.
• Identifici oportunități pentru a vinde suplimentar servicii adiționale sau categorii de camere. 
• Compară performanța hotelului tău cu benchmark-urile din industrie.
• Monitorizează strategiile de prețuri ale concurenței.
• Monitoriza și urmări KPI potriviți, precum Tariful Mediu Zilnic (ADR), Venitul pe camera disponibilă (RevPAR)și Gradul de Ocupare.

5. Experiența Oaspeților

Gestionează și stochează o bază de date cu informații, preferințe și istoricul oaspeților pe care o poți folosi pentru servicii personalizate și marketing direcționat.

De exemplu, poți crea programelor de fidelizare sau oferte speciale pentru clienții fideli.

În plus, poți, de asemenea, automatizați înainte și după sejur emailuri, mesaje de mulțumire etc.

6. Managementul Curățeniei

Gestionează sarcinile de menaj, inclusiv curățenia camerelor, întreținerea și managementul inventarului.

Printre funcționalitățile cheie pe care le acoperă managementul curățeniei se numără:

• Actualizarea statusului camerelor în timp real , curățată, murdară, inspectată.
• Alocarea automată a sarcinilor în funcție de statusul camerei, prioritate și alte criterii.
• Managementul inventarului, precum evidența lenjeriei, reaprovizionarea stocurilor etc.
• Obiecte pierdute și găsite urmărire și recuperare.

7. Managementul Plăților

Acest modul gestionează finanțele hotelului, precum facturare, colectare de plăți și procesarea plăților, și înregistrează tranzacțiile financiare astfel încât să poți vedea performanța financiară a hotelului.

Mai mult, atunci când integrezi sistemul PMS cu sistemul tău de plăți, vei putea automatiza procesele de plată și oferi diverse opțiuni de plată pentru clienții tăi.

De exemplu, aceștia vor putea plăti cu carduri de credit, carduri virtuale, Google Pay etc.

8. Raportare

Capacitatea de a monitoriza performanța hotelului tău pe toate canalele și sectoarele este esențială pentru a vedea ce funcționează și ce nu.

Astfel, vei putea să iei decizii bazate pe date.

Aici intervine funcția de raportare și analiză, deoarece oferă o varietate de rapoarte:

? Rapoarte de ocupare – Informații despre procentul de camere ocupate într-o anumită perioadă.

? Rapoarte de venituri – Venitul total generat de hotelul tău.

? Rapoarte financiare – Cheltuieli legate de operațiuni, întreținere și alte categorii.

? Analiza performanței canalelor – Evaluarea performanței diverselor platforme de rezervare online și OTA-uri.

? Rapoarte privind satisfacția oaspeților – Feedback și recenzii ale oaspeților, astfel încât să poți identifica zonele de îmbunătățit.

9. Securitate și conformitate

Atunci când lucrezi cu informații sensibile care includ datele oaspeților și detaliile cardului de credit sau ale plăților, este esențial să faci oaspeții tăi să se simtă în siguranță știind că nu li se va întâmpla nimic rău.

Astfel, un PMS de înaltă calitate acoperă criptarea datelor, controlul accesului, protecția datelor oaspeților, backup-uri de date, API-uri și integrări securizate, conformitatea cu reglementările locale etc.

? 6 Funcționalități suplimentare pe care ar trebui să le aibă un PMS de top

Pe lângă funcționalitățile esențiale, soluțiile PMS de top oferă și caracteristici care facilitează suplimentar procesele operaționale și experiența oaspeților.

1. Este bazat pe cloud

Deși majoritatea sistemelor moderne de management hotelier funcționează în cloud, este bine să verifici această informație de două ori.

Așadar, ce anume face ca un PMS bazat pe cloud să fie o opțiune mai bună decât unul on-premise?

✨ Este mai eficientă din punct de vedere al costurilor pentru că are costuri de funcționare mai mici.

✨ pericol riscul de a pierde date este mai mic.

✨ Este mult mai flexibil.

Vrei să aprofundezi acest subiect? Nicio problemă, intră pe blogul nostru, De ce să alegi un PMS în cloud în locul unuia local? și descoperă mai multe detalii interesante.

2. Are aplicație mobilă

Existența unei o aplicație mobilă permite un acces mai rapid la informații. 

Mai mult, aceasta permite și actualizări și modificări rapide, oriunde te-ai afla, ca să nu mai vorbim că oferă o experiență de utilizare mai bună.

3. Oferă taxe și tarife personalizate

Sistemele de gestiune hotelieră mai avansate oferă opțiuni pentru a personaliza și aplica taxe specifice în funcție de preferințele oaspeților, reglementările locale etc.

Astfel, îți vei putea adapta structura de prețuri pentru a răspunde nevoilor specifice ale oaspeților și pentru a respecta cerințele fiscale regionale.

4. Oferirea unui suport excelent pentru clienți

Dacă ai navigat vreodată pe Capterra sau pe platforme similare în căutarea unui PMS, probabil ai observat că una dintre principalele nemulțumiri se referă la serviciul de asistență pentru clienți sau lipsa acestuia.

Un serviciu de asistență lent sau ineficient poate fi motivul principal pentru care clienții renunță la un produs. Potrivit unui studiu Zendex, 73% dintre clienți se vor îndrepta către un competitor după mai multe interacțiuni negative.

5. Oferirea unei interfețe prietenoase pentru utilizatori

Un PMS intuitiv reduce considerabil timpul de instruire a personalului și face tranziția la un sistem nou mult mai ușoară. 

Cu cât tu și echipa ta învățați mai repede sistemul, cu atât mai devreme poți începe să îl implementezi.

În plus, același lucru este valabil și pentru oaspeții tăi dacă ai o aplicație mobilă. 

6. Un panou de control centralizat

Odată ce realizezi cât de salvator poate fi un panou de control centralizat, nu vei mai vrea să te întorci la metodele vechi.

Îți oferă o imagine în timp real asupra tuturor aspectelor operațiunilor, sarcinilor, rezervărilor, statisticilor etc., toate într-un singur loc.

De ce ar trebui să folosești un sistem de gestiune hotelieră?

Aspecte de care trebuie să ții cont atunci când alegi PMS-ul potrivit pentru hotelul tău

Deși soluțiile PMS oferă numeroase beneficii, au totuși și potențiale neajunsuri.

Așadar, înainte să alegi un PMS, asigură-te că acesta:

✨ Oferă funcționalități care te avantajează.

✨ Are măsuri de securitate solide.

✨ Oferă asistență clienți promptă.

✨ Oferă integrări relevante pentru tine.

✨ Are o integrare rapidă și simplă.

✨ Are suficiente opțiuni de personalizare.

✨ Oferă o migrare fără probleme a datelor.

✨ Se încadrează în bugetul tău.

Concluzii

Integrarea unui PMS performant în afacerea ta hotelieră devine esențială dacă îți dorești:

• eficiență, 
• venituri mai mari, 
• decizii bazate pe date și 
• interacțiuni fluide cu oaspeții. 

Totuși, multe soluții PMS acoperă doar una sau două funcționalități și nu oferă pachetul complet.

Așadar, dacă îți dorești un PMS care reunește toate funcționalitățile sub același acoperiș, avem soluția perfectă pentru tine, OTA SYNC.

De ce ar trebui ca OTA SYNC să fie sistemul tău de management hotelier?

OTA SYNC este un software de management hotelier bazat pe cloud, all-in-one care facilitează și automatizează gestionarea hotelurilor și a cazărilor private. 

Scopul nostru principal este să maximizează beneficiile soluții tehnologice le pot aduce în industria ospitalității.

Așadar, ce vă putem oferi?

✅ Integrare rapidă și fără bătăi de cap fără sprijinul managerului de cont.

✅ Panou de control pentru mai multe proprietăți care vă permite să gestionați mai multe proprietăți dintr-un panou centralizat și să evitați suprarezervările.

✅ Setări flexibile de taxe și generale specifice fiecărei piețe.

✅ protecție prin autentificare cu 2 factori pe Microsoft Azure.

✅ Posibilități de tarifare dinamică care vă permit să modificați setările de vânzări și prețuri în mod independent, pe baza unor limite prestabilite.

✅ conexiune bidirecțională certificată cu OTA-uri, platforme de rezervări, plus posibilitatea de a folosi linkuri iCAL și API deschis.

✅ Un motor de rezervări ușor de utilizat care le permite oaspeților să rezerve camere direct și să verifice disponibilitatea, prețurile și altele.

✅ Soluția de gestionare a curățeniei pentru alocarea eficientă a sarcinilor, actualizări în timp real ale statusului camerelor și o comunicare fluidă între angajații din housekeeping.

✅ Guest App pentru a îmbunătăți experiența oaspeților prin check-in rapid, recomandări personalizate și notificări instant, oriunde s-ar afla.

✅ Procesator de plăți OTA SYNC, un gateway de plăți complet integrat, care automatizează instant procesarea tranzacțiilor într-un mod securizat.

Ești gata să te alături celor care folosesc OTA SYNC?

Înscrie-te astăzi la OTA SYNC și descoperiți puterea pe care o oferă PMS-ul nostru.

Continuă să înveți

Cele Mai Bune 5 Software-uri de Management Hotelier de Testat în 2024

Care Este Momentul Potrivit Pentru A Vă Schimba PMS-ul?

Cum Alegeți Sistemul Potrivit De Management Al Proprietății Pentru Hotelul Dumneavoastră